Process Excellence w dosłownym tłumaczeniu to doskonałość procesu. Doskonałość to maksymalizacja wartości jaką przynosi dany proces klientowi, którego obsługuje oraz redukcja strat (marnotrawstw).

Brzmi jak definicja usprawnienia procesu? Tak, natomiast Process Excellence – to znacznie więcej.

Process Excellence to wyższy poziom zarządzania usprawnieniami, to nie tylko warsztatowe patrzenie „end to end” na proces, czyli perspektywa liniowa,  jednowymiarowa („oś X”). To również patrzenie „z góry” na system współzależności pomiędzy procesami i wszystkimi uczestnikami procesów: działami, grupami, jednostkami, czyli perspektywa macierzowa – dwuwymiarowa („oś X” i „oś Y”). Dodatkowo to uwzględnienie wpływu procesów i ich rezultatów na klientów i całą organizację. Trzecim wymiarem w układzie: procesy, uczestnicy, rezultaty jest kultura organizacyjna („oś Z”).

Jak osiągnąć sukces w układzie trójwymiarowym?

„Oś X” – Procesy

W tym wymiarze niezbędny jest warsztat narzędziowy. Bardzo dobrze sprawdzają się narzędzia i metody z pakietu Lean Six Sigma. Pamiętajmy, że nie ma sensu wprowadzać wszystkich metod i mnożyć stosowanych narzędzi. Wybierajmy te, które  najbardziej pasują do naszych procesów i naszej organizacji.

„Oś Y” – Uczestnicy procesów

W tym wymiarze zaczynamy poszerzać naszą perspektywę. Patrząc dwuwymiarowo analizujemy współzależności pomiędzy procesami i uczestnikami procesów. Umownie, uczymy organizację wychodzenia z krótkowzrocznej perspektywy ram swoich działów. Wchodząc w rolę właścicieli procesów budujemy kulturę klientów wewnętrznych w ramach całej organizacji. Często zarządzamy już nie tylko procesami, ale również portfelami projektów. Warto znać różnicę pomiędzy liderem projektu a właścicielem procesu, by w pełni wykorzystać koncepcję Process Excellence.

W perspektywie dwuwymiarowej niezmiernie ważna jest strategia firmy. Jej znajomość, założone wskaźniki, transparentność wyników.  Jednym z sukcesów Proces Excellence jest stworzenie spójnego z założoną strategią systemu realizacji i obsługi  procesów.

„Oś Z” – Kultura organizacyjna       

Wymiar bez którego „nie dzieje się nic”. Wymiar, który definiuje dynamikę zmian, zaangażowanie, otwartość lub dystans w stosunku do nowych propozycji. Dobrze zarządzany Process Excellence, gwarantuje zmiany.  Zatem bez świadomego włączenia kultury organizacji w proces, nie możemy planować sukcesów w podejściu Process Excellence.  W tym wymiarze szczególnie istotne jest w jaki sposób  organizacja rozwiązuje problemy, jak się komunikuje, jak dzieli się wiedzą.  Na poziomie warsztatu pracy ważne będą narzędzia skutecznego rozwiązywania problemów, pakiet zarządzania zmianą w tym świadoma praca z oporem. Na poziomie kompetencji, przydadzą się te z kategorii miękkich: umiejętność aktywnego słuchania,  empatia, motywowanie, budowanie zaangażowania,  wchodzenie w rolę obserwatora.

Na postawione pytanie: jak osiągnąć doskonałość procesów – Process Excellence – w naszych organizacjach?

Odpowiem: etapowo.

Zaplanujmy ten proces, zastanówmy się jakich kompetencji potrzebujemy? Jak opiszemy każdy z naszych wymiarów? Kogo zaprosimy do współpracy? Kogo będziemy pytać (np. o strategię)? Kto może być źródłem potrzebnej nam wiedzy? Po czym rozpoznamy, że idziemy w dobrym kierunku?

Nie zapomnijmy też zadać sobie pytań: po co to robimy? jaki jest cel?, czego oczekujemy od Process Excellence?

Polecam zapisanie odpowiedzi na powyższe pytania. Będą drogowskazem w momencie gdy w trakcie pracy poczujemy, że ilość zmiennych nas przytłacza, a jedynie co widzimy w układzie trójwymiarowym to chaos. Gwarantuję, że zapisane odpowiedzi wskażą i przede wszystkim uproszczą nam drogę do celu. Process Excellence to fascynująca podróż, w którą zapraszam każdą organizację poszukującą drogi do zrównoważonego doskonalenia.